การจัดการความรู้เรื่อง มารยาทในการพูดโทรศัพท์
ฝ่ายพัฒนานักศึกษา คณะอุตสาหกรรมเกษตร
การพูดโทรศัพท์
1. ในกรณีที่เราเป็นฝ่ายโทรศัพท์ติดต่อ ควรเจ้งหมายเลขที่ต้องการติดต่อ เพื่อตรวจสอบให้แน่ใจว่าตรงกับหมายเลขที่เราจะติดต่อหรือไม่ ถ้าถูกต้องจึงบอกชื่อ ผู้ที่เราต้องการจะขอพูดด้วยอย่างชัดเจน
2. ถ้าเราเป็นฝ่ายรับโทรศัพท์ ควรแจ้งหมายเลขของเราให้ทราบพร้อมกับถามว่าเขาต้องการพูดกับใคร และรีบจัดการติดต่อให้ทันที
3. มีหลายครั้งที่โทรศัพท์เข้ามาผิดหมายเลข แต่อาจอยู่ในบริเวณเดียวกัน ซึ่งส่วนใหญ่จะเป็นหน่วยราชการ หรือองค์กร บริษัท ถ้าสามารถติดต่อให้ได้ บอกให้เขาถือสายรอ เราจะโอนให้
4. การใช้โทรศัพท์ควรพูดเฉพาะที่จำเป็นและไม่ใช้เวลานานเกินสมควร เพราะอาจมีผู้อื่นต้องการใช้สายในขณะนั้น
5. ถ้าต้องการตัดบทสนทนาทางโทรศัพท์ ควรใช้วิธีบอกอย่างตรงไปตรงมาแต่นุ่มนวล
6. ในสมัยก่อนจะมีความเชื่อกันว่าผู้น้อย หรือเด็กกว่าไม่ควรโทรศัพท์นัดหมายผู้ใหญ่ แต่ปัจจุบันเวลาเป็นสิ่งมีค่า และการเดินทางไปมาลำบาก การติดต่อทางโทรศัพท์เป็นสิ่งอำนวยความสะดวกอย่างยิ่ง ดังนั้นผู้ใหญ่จึงมักอนุโลมให้มีการติดต่อนัดหมายทางโทรศัพท์
กรณีที่ผู้น้อยติดต่อไปหาผู้ใหญ่จึงต้องคำนึงถึงการใช้ถ้อยคำที่เหมาะสม ในการสนทนาใช้น้ำเสียง ที่นุ่มนวลและน่าฟัง ไม่ควรพูดห้วนๆ หรือเรียกร้องเอาฝ่ายเดียว ต้องนึกถึงเวลาและโอกาส หรือความสะดวกของผู้ฟังด้วย
แนวปฏิบัติในการพูดโทรศัพท์
การพูดโทรศัพท์ที่ดีมีแนวปฏิบัติกว้าง ๆ ดังนี้
1. ผู้โทรศัพท์ติดต่อไป เมื่อมีผู้รับโทรศัพท์ควรปฏิบัติ ดังนี้
1.1 ทักทายด้วยคำว่า “สวัสดี” พร้อมแจ้งหมายเลขโทรศัพท์ที่ต้องการติดต่อเพื่อตรวจสอบให้แน่ใจว่าถูกต้อง จากนั้นจึงบอกชื่อผู้พูดโทรศัพท์ หรือชื่อหน่วยงานของผู้พูดโทรศัพท์
1.2 บอกชื่อผู้ที่เราต้องการจะพูดด้วยให้ชัดเจน
1.3 ถ้าต้องการขอความช่วยเหลือจากผู้รับให้ตามตัวผู้ที่เราต้องการจะพูดด้วย หรือฝากข้อความถึงผู้ที่ไม่อยู่ ต้องพูดให้สุภาพและขอบคุณทันที ไม่ควรรอไว้ขอบคุณภายหลัง
1.4 การฝากข้อความไว้กับผู้รับ ควรสอบถามก่อนว่าผู้รับฝากข้อความเป็นใครมีหน้าที่อะไร เพื่อหากมีปัญหาในการสื่อสารจะด้วยเหตุใดก็ตามสามารถอ้างอิงหรือสอบถามกับผู้รับฝากข้อความได้
1.5 การพูดโทรศัพท์ ไม่ว่าจะเป็นโทรศัพท์สาธารณะหรือที่ใดก็ตามควรรักษามารยาทด้วยการไม่ใช้นานเกินสมควร เพราะอาจจะมีผู้มีธุระจำเป็นต้องการใช้อยู่
1.6 การติดต่อโทรศัพท์ผิดหมายเลข ควรกล่าวคำขอโทษอย่างสุภาพ
2. ผู้รับโทรศัพท์ มารยาทในการเป็นผู้รับโทรศัพท์ที่ดีควรปฏิบัติ ดังนี้
2.1 เมื่อรับโทรศัพท์ควรเริ่มต้นทักทายด้วยคำว่า “สวัสดี” พร้อมกับแจ้งหมายเลขโทรศัพท์ของตน หรือบอกชื่อผู้รับโทรศัพท์ กรณีเป็นหน่วยงานควรบอกชื่อหน่วยงานของผู้รับโทรศัพท์ให้ทราบ และควรถามว่าต้องการติดต่อกับใครด้วยความสุภาพ มีน้ำเสียงนุ่มนวล
2.2 ถ้าผู้ติดต่อมาต้องการพูดกับผู้อื่น ควรรีบติดต่อให้ทันที หากการติดต่อต้องใช้เวลานาน ควรบอกให้ผู้ติดต่อมาทราบเสียก่อน หรือบอกให้โทรศัพท์ติดต่อมาอีกครั้งหนึ่งในระยะเวลาเท่าไร
2.3 กรณีที่ผู้ที่ต้องการจะติดต่อด้วยไม่อยู่ และผู้ติดต่อมาต้องการฝากข้อความไว้ ควรใช้วิธีจดให้ชัดเจน ไม่ควรใช้วิธีจำเป็นอันขาด หรือมิฉะนั้นควรสอบถามชื่อของผู้ที่โทรศัพท์ติดต่อมาพร้อมหมายเลขที่จะโทรศัพท์กลับไปภายหลัง
2.4 ถ้าต้องการตัดบทสนทนาทางโทรศัพท์ ควรบอกอย่างตรงไปตรงมาแต่นุ่มนวล เช่น “ขอโทษครับ มีอะไรอีกไหมครับ พอดีมีคนเข้ามาติดต่องาน (หรืองานกำลังยุ่ง) ครับ หากมีอะไรก็โทรมาใหม่นะครับ สวัสดีครับ”
